Lütfullah TÜRKKAHRAMAN

T.C. AFŞİN BELEDİYE BAŞKANLIĞI

ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM: GENEL HÜKÜMLER

Amaç ve Kapsam

Madde 1: Bu yönetmeliğin amacı, Afşin Belediye Başkanlığı Özel Kalem Müdürlüğü’nün görev ve sorumluluklarını, çalışma usul ve esaslarını belirlemektir. Bu yönetmelik, müdürlüğün belediye başkanının özel işleri, programları, iç ve dış yazışmalar, koordinasyon ve protokol hizmetlerini kapsar.

Dayanak

Madde 2: Bu yönetmelik, 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 15. maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

Madde 3:

• Belediye: Afşin Belediye Başkanlığı’nı,

• Başkan: Afşin Belediye Başkanı’nı,

• Müdürlük: Özel Kalem Müdürlüğü’nü,

• Personel: Müdürlükte görev yapan tüm personeli,

• Özel Kalem Müdürü: Belediye Başkanı’nın özel işleriyle ilgilenen ve başkana bağlı olarak çalışan kişiyi ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM: GÖREV VE SORUMLULUKLAR

Görevler

Madde 4: Özel Kalem Müdürlüğü’nün görevleri şunlardır:

1. Belediye Başkanı’nın günlük iş programını hazırlamak ve koordine etmek.

2. Başkanlıkla ilgili iç ve dış yazışmaları yapmak ve takip etmek.

3. Belediye Başkanı’nın resmi ve özel toplantılarını organize etmek ve bu toplantılarla ilgili gerekli hazırlıkları yapmak.

4. Belediye Başkanı’nın kamuoyuyla ve diğer yetkililerle olan iletişimini yönetmek.

5. Başkanlık için gerekli protokol ve organizasyon hizmetlerini yürütmek.

6. Belediye Başkanı’nın ziyaretleri ve kabul edecekleriyle ilgili gerekli düzenlemeleri yapmak.

7. Başkanlık ofisinin düzenli ve etkin bir şekilde işlemesini sağlamak.

8. Belediye Başkanı’na sunulacak rapor ve bilgi notlarını hazırlamak ve gerekli araştırmaları yapmak.

Sorumluluklar

Madde 5: Müdürlük, görevlerini yerine getirirken aşağıdaki sorumlulukları taşır:

1. Belediye Başkanı’nın zamanını etkin ve verimli bir şekilde yönetmek.

2. Başkanlık işlerinin gizliliğine ve güvenliğine özen göstermek.

3. Doğru, eksiksiz ve zamanında bilgilendirme yapmak.

4. İç ve dış yazışmalarda belediye başkanının talimatlarına uygun hareket etmek.

5. Protokol ve organizasyon hizmetlerinde yüksek standartları sağlamak.

Özel Kalem Müdürünün Görevleri

Madde 6:

1. Belediye Başkanı’nın günlük programını ve ajandasını düzenlemek ve güncel tutmak.

2. Başkanlık yazışmalarını koordine etmek ve takip etmek.

3. Başkanın katılacağı etkinlikleri ve toplantıları organize etmek.

4. Başkanın ofis içi ve dışı işlerini yönetmek ve koordinasyon sağlamak.

5. Başkanın özel ve resmi ziyaretleri için gerekli hazırlıkları yapmak.

6. Başkanlıkla ilgili bilgilerin ve raporların hazırlanmasını sağlamak ve gerekli araştırmaları yapmak.

7. Başkanın talimatları doğrultusunda özel görevleri yürütmek.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM: İLETİŞİM VE KOORDİNASYON

İletişim

Madde 7:

1. Belediye Başkanı’nın iç ve dış iletişimini düzenlemek ve koordine etmek.

2. Başkanlıkla ilgili yazışmaları yapmak ve takip etmek.

3. Başkanlık ofisinde gelen ve giden postaların düzenli bir şekilde işleme alınmasını sağlamak.

4. Başkanlık için gerekli olan bilgi ve belgeleri zamanında ve eksiksiz olarak hazırlamak.

Koordinasyon

Madde 8:

1. Belediye Başkanlığı’nın iç birimleriyle ve dış kurumlarla etkin bir koordinasyon sağlamak.

2. Başkanlık programları ve organizasyonlar için ilgili birimlerle işbirliği yapmak.

3. Başkanın resmi ziyaretleri ve etkinlikleri ile ilgili olarak gerekli koordinasyonu sağlamak.

BEŞİNCİ BÖLÜM: PERSONEL YÖNETİMİ

Personel Görevleri

Madde 10:

1. Müdürlük personelinin görev ve sorumluluklarını belirlemek ve bu doğrultuda çalışmalarını yönlendirmek.

2. Personelin görevlerini yerine getirirken gerekli eğitim ve bilgilendirmeleri yapmak.

3. Personelin performansını değerlendirmek ve gerekli düzenlemeleri yapmak.

Eğitim ve Gelişim

Madde 11:

1. Personelin mesleki bilgi ve becerilerini artırmak için eğitim programları düzenlemek.

2. Eğitim seminerleri, atölye çalışmaları ve konferanslar düzenlemek.

3. Personelin kişisel ve mesleki gelişimini desteklemek amacıyla sertifika programlarına katılımını sağlamak.

ALTINCI BÖLÜM: ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI

Çalışma Düzeni

Madde 12:

1. Müdürlük, Belediye Başkanı’na doğrudan bağlı olarak çalışır.

2. Müdürlük personeli, görevlerini iş bölümü esasına göre yerine getirir.

3. Müdürlük faaliyetleri, yıllık plan ve programlar doğrultusunda yürütülür.

Koordinasyon ve İşbirliği

Madde 13: Müdürlük, diğer belediye birimleri ve dış kurumlarla işbirliği ve koordinasyon içinde çalışır.

Teknolojik Altyapı ve Yenilikler

Madde 14: Müdürlük, görevlerini yerine getirirken teknolojik altyapıyı etkin bir şekilde kullanır ve yenilikleri takip eder.

YEDİNCİ BÖLÜM: YÜRÜRLÜK VE YÜRÜTME

Yürürlük

Madde 15: Bu yönetmelik, Belediye Meclisi tarafından onaylandığı tarihte yürürlüğe girer. Yürürlüğe girdiği tarihten itibaren, müdürlük ve personel tarafından bu yönetmeliğe uygun olarak tüm iş ve işlemler yapılır. Yürürlük tarihi, Belediye Meclisi tarafından belirlenen tarih olarak kabul edilir ve tüm ilgili taraflara duyurulur. Yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle birlikte, daha önce yürürlükte olan ve bu yönetmelik ile çelişen hükümler ve düzenlemeler geçersiz hale gelir.

Yürütme

Madde 16: Bu yönetmelik hükümlerini Afşin Belediye Başkanı yürütür. Belediye Başkanı, yönetmeliğin uygulanmasını ve yürütülmesini sağlamakla yükümlüdür. Belediye Başkanı, bu yönetmeliğin uygulanmasıyla ilgili olarak gerekli düzenlemeleri yapabilir, personelin eğitim ve bilgilendirilmesini sağlayabilir ve gerektiğinde ek düzenlemeler yapma yetkisine sahiptir.

1. Uygulama ve Denetim: Belediye Başkanı, yönetmeliğin uygulanmasını ve denetimini sağlayarak, gerektiğinde müdürlüğün işleyişini gözden geçirebilir. Yönetmeliğin amacına uygun olarak yerine getirilmesini sağlamak için periyodik denetimler ve değerlendirmeler yapabilir.

2. Düzenleme ve Revizyon: Belediye Başkanı, yönetmelikte yapılacak değişiklikler ve güncellemeler hakkında önerilerde bulunabilir. Yönetmeliğin işleyişinde karşılaşılan sorunlar veya gelişen ihtiyaçlar doğrultusunda, değişiklik ve revizyonlar için Belediye Meclisi'ne öneride bulunur.

3. Bilgilendirme ve Duyuru: Yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle birlikte, ilgili tüm birimlere ve personele bu yönetmelik hakkında bilgilendirme yapılır. Yönetmelik metni, tüm ilgili personelin erişimine açık olacak şekilde dağıtılır ve gerekli eğitimler düzenlenir.

4. Geçici Hükümler: Yönetmelik yürürlüğe girmeden önce mevcut uygulamalar ve prosedürler, yeni düzenlemelerle uyumlu hale getirilir. Eski uygulamaların, yeni yönetmelik hükümleriyle çelişmesi durumunda, geçiş sürecinde gerekli tedbirler alınır ve gerekli düzenlemeler yapılır.

5. Yürütme Yetkisi: Yönetmelikte belirtilen tüm uygulama ve düzenlemeler, Belediye Başkanı tarafından doğrudan yürütülür. Belediye Başkanı, bu yetkisini müdürlük yetkililerine devredebilir, ancak nihai sorumluluk Belediye Başkanına aittir.