Yazı İşleri Müdürlüğü

T.C. 

AFŞİN BELEDİYE BAŞKANLIĞI

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç-

MADDE 1 - (1) Bu yönetmeliğin amacı, Yazı İşleri Müdürlüğünün kuruluş, görev,yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

Kapsam

MADDE 2 – (1) Bu Yönetmelik, Yazı İşleri Müdürlüğündeki personelin görev, yetkive sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Dayanak

MADDE 3 – (1) Yazı İşleri Müdürlüğüne ait bu yönetmelik; 5393 sayılı BelediyeKanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu ve ilgili mevzuat hükümlerine istinadenhazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4 – (1) Bu Yönetmelikte geçen:

a) Belediye       :Afşin Belediyesi’ni,

b) Başkanlık     :Afşin Belediye Başkanlığı’nı,

c) Encümen      :Afşin Belediye Encümenini,

d) Meclis         : Afşin Belediye Meclisini,

e) Müdürlük     : Yazı İşleri Müdürlüğü’nü

f) Müdür          : Yazı İşleri Müdürü’nü,

g) Şef               : Yazı İşleri Şefini

h)Personel        : Yazı İşleri Müdürlüğü Personelini

i) Özlük            : Memur ve İşçi Personel Özlük İşlemleri

j)Yönetmelik    : Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğini ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Teşkilat ve Bağlılık

Teşkilat

MADDE 5 – (1) Yazı İşleri Müdürlüğünün Personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir.

a) Müdür

b) Şef

c) Memurlar

d) İşçiler

e) Sözleşmeli Memurlar

f) Hizmetli Personel

g) Diğer Personel

(2) Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir.

a) Müdür

b) Şef

c) Evlendirme Memurluğu

d) Yazı İşleri Bürosu

e) Kurye

(3) Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdari Birlikleri Norm Kadro İlke veStandartlarına İlişkin Esaslar çerçevesinde birimlerin hizmet alanları, görev vesorumluluklarına paralel olarak ihtiyaç duyulan nitelik ve sayıda iş ve işlemlerin daha etkin veverimli yürütülebilmesi için birim amirinin talebi Yazı İşleri Müdürünün teklifi ve Belediye Başkanının onayı ile kadro karşılığı olmaksızın hizmet gereği “BüroSorumlusu” ve “Yönetici Yardımcısı” görevlendirilmesi yapabilir.

            (4) Birimlerin iç organizasyon yapılarının teşkili, söz konusu birimde görev yapmaktaolan kadrolu Şefler dahil olmak üzere Yönetici Yardımcısı ve Büro Sorumlusunun görev,yetki ve sorumlulukları ilgili birim amirinin teklifi ve bir üst amirin onayı ilegerçekleştirilecek bir iç düzenlemeyle geçerlilik kazanır.

Bağlılık

MADDE 6 – (1) Yazı İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceğiBaşkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyleyürütür.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev Yetki ve Sorumluluk

Müdürlüğün Görevleri

MADDE 7 – (1) Yazı İşleri Müdürlüğü 5393 sayılı Belediyeler Kanunu’nun 48.Maddesi gereğince Başkan Yardımcısı kanalı ile Belediye Başkanına bağlı olarak çalışan birbirimdir.

            (2) Yazı İşleri Müdürlüğü, evrak akışının düzenlenmesi ve arşivlenmesi, meclis veencümen kararlarının alınması, Nikâh akitlerinin yapılması,Personel Özlük işlemleriniyürütmekle görevlidir.

a) 5393 Sayılı yasanın Belediye Meclisine yüklediği sorumlulukların yerinegetirilmesinde koordinasyon görevi yapar, Meclis toplantılarını süresi içerisinde ilanedilmesini sağlar, Meclis toplantı tutanaklarını tutar, toplantıları kayda alır, kayıtların kasetçözümlemesini yapar ve arşivler. Meclis kararlarının yazılımını sağlar ve birer nüshasınıarşivler. Karar özetlerini ilgili birimlere ulaştırır. Meclis kararları ve gündemini internetteyayınlatır.

b) 5393 Sayılı yasanın 33. Maddesine istinaden Belediye Başkanı tarafından Encümenüyesi olarak görevlendirilen Yazı İşleri Müdürü, mahiyetinde çalışan elemanlar aracılığı ileEncümenin çalışma koşullarını ve karar alınmasını sağlar. Kararları dikte eder. Encümen kayıt

Defterine karar numarası vererek alınan kararları kayıt yapar. İlgili onaylardan sonra kararsuretlerini teklifin geldiği birimlere ulaştırır. Karar asıllarını sırasına göre dosyalar ve arşivler.

c) Yazı İşleri Müdürlüğü, belediyeye gelen tüm evrak ve belgeleri, postaları zimmetleteslim alır. Konularına göre evrak ve belgelerin ayırımını ve kaydını yaparak imza işlemlerinitamamladıktan sonra ilgili birimlere zimmetli olarak ulaştırılmasını, aynı şekilde tümbirimlerden gelen evrakların da gerekli yerlere sevkiyatını belirli bir düzen içerisinde sağlar.

d) Yazı İşleri Müdürlüğü 5393 sayılı Yasa ve Medeni kanunla Belediye Başkanınagörev olarak verilen resmi nikâh işlemlerini başkanın onayı ile görevlendireceği evlendirmememuru aracılığı ile yapar. Evlendirme memurluğu görev ve sorumluluk açısından buyönetmelik hükümlerine uymak zorundadır. 

PERSONEL ÖZLÜK İŞLEMLERİ

 (1)Memur personelin kurum içi görevlendirme, kurumlar arası nakil, kadrodeğişikliği, açıktan atama ve geçici görevlendirme işlemlerinin yapılması, talep dilekçelerinin incelenipsonuçlandırılması, göreve başlayış işlemlerinin yapılması.

(2) Memur personelin derece, terfi ve kademe ilerlemesi terfi tarihlerini belirtilen listelerintakibi, onaylarının alınması. Maaşa etki yapan kıdem ve hizmet yıllarının tespiti

(3) Memur personelin ücretsiz izin (askerlik, doğum sonrası, mazeret) göreve başlayış vegörevden ayrılış işlemlerinin yapılması.

(4) Memur Kadro ve Sicil defterlerine özlük hareketlerinin işlenmesi.

(5) Memur personel ile ilgili her türlü işlemlerin bilgisayar ortamında kayıt altına alınmasınınve bilgilerin muhafazasının sağlanması.

(6) Memur personelin hizmet borçlanma ve intibak (S.S.K. BAĞ-KUR, Öğrenim değişikliğiAskerlik süresince ve diğer mazerete dayalı süreler) işlemlerinin yapılması.

(7) İlk ataması yapılacak memur personelin ilk işe giriş evraklarının (güvenlik soruşturması,sağlık kurulu raporu vb.) temin edilerek atamasının yapılması ve emeklilik sicil numarası verilmesineilişkin Emekli Sandığı ile gerekli yazışmada bulunulması.

(8) Memur personelin fasılalar ile düzenlenmiş olan özlük dosyasında muhafazası gerekenevrakların konu ve içeriklerinin esas alınarak arşivlenmesi.

(9) Belediyemizden naklen giden ve Belediyemize naklen atanan memur personelin özlükdosyalarının gittikleri kuruma devren gönderilmesi, gelenlerin ise dosyalarının teslim alınması.

(10) Mahkeme ve duruşma kararlarının ilgililere tebliğini yaparak alınan tebellüğ belgeleriniilgili kurumlara gönderilmesi.

(11) Memur Mal Bildirim Formu (Memur personelin mal değişikliklerinde bir ay içerisinde,sonu 0 ve 5’li yılların şubat ayının son gününe kadar ) ve Bilgi Formu (ilk işe giriş) düzenlenmesinisağlayıp muhafaza edilmesi.

(12) Personelin evlilik ve mahkeme kararı vb. nedenlerden kaynaklanan soyadıdeğişikliklerininEmekli Sandığına bildirilmesi.

(13) Emeklilik hizmet yıllarını tamamlayanların ve emekliye ayrılmak isteyenlerin emeklilikişlemlerinin yapılmasının.

(14) Hizmet Belgelerinin düzenlenmesi.

(15) 6111 Sayılı Kanunla değişik 657 Sayılı Kanunun 64. Maddesi ne göre; Son sekiz yıl içinde herhangi bir disiplin cezası almayan memurlara, aylık derecelerinin yükseltilmesinde dikkate alınmak üzere bir kademe ilerlemesi uygulanır.

(16) Memurların özlük dosyalarının korunması ve kurum sicil numarası esasına göredüzenlenerek arşivlenmesi.

(17) İzinlerini yurtdışında geçirmek isteyen memurların Valilik Makamından yurtdışı izinonayının alınması.

(18) İzine ayrılan Müdürlerin izinli olduğu süre içinde, görevini yürütecek personelingörevlendirme işlemlerinin yapılması.

(19) Yürürlükteki mevzuat gereği kısmi personel atamalarında, gerekli olan BelediyeMeclisinden izin alma işlemlerinin yapılması.

(20) Personellerin bakmakla yükümlü bulundukları aile fertleri ile ilgili aile yardım beyannamesi alınması.

(21) Müdürlük mutemetliğinin gerektirdiği görevlerin ve ihtiyaç duyulan her türlü malzemenin,araç gerecin satın alma talebin yapılması.

(22) Müdürlüklerin önerileri üzerine adaylıkta bir yılını tamamlayan başarılı memur adaylarınınasaletlerinin tasdikini, başarısız olan adayların ilişkilerinin kesilmesi işlemlerini yapmak.

(23) Vefat eden memurların dul ve yetimlerine maaş bağlanması ile ilgili iş ve işlemlerin yapılması

(24)Personelin özlük hakları ve emeklilikle ilgili konularda Devlet Personel Başkanlığındangörüş alınması.

(25) Personel konusunda müdürlükler arası bilgilendirme yazışmalarının yapılması ve özlükhaklarının belirlenmesi hususunda Mali Hizmetler Müdürlüğü ile koordineli çalışma yürütülmesi.

(26) Stajyer ve hizmetli personele görev verilerek takibinin yapılması.

(27) Memurların Özlük haklarına ilişkin çeşitlik kurumlardan gelen bilgi ve belge taleplerinegerekli yazışmalarla cevap verilmesi.

(28) Özlük dosyalarının Nakil, Emeklilik, Vefat, İstifa vb. durumlarda sicil numarası sırasıgözetilerek arşivlenerek muhafaza edilmesi.

(29) Memur personelin Hizmet Görev Belgesi talebi vb. dilekçe’ li müracaatlarınıncevaplandırılması.

(30) Memur personelin Hizmet sendikalarına üye olma ve istifa etme aşamalarında gereklimevzuatın uygulanması.

(31) Açıktan atanma, Kadro İhdas ve Kadro Derece Unvan değişiklikleri ile ilgiliyazışmalarının yapılması.

(32) Sözleşmeli Personel: 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun 4/B maddesine ve 5393 Sayılı Kanun 49.Maddesine göresözleşmeli personel çalıştırılması hakkında gerekli işlemlerin yapılması.

(33) 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun 59. Maddesigereği çalıştırılacak personele ilişkinişlemlerin yapılması.

(34) İşçi Personelin görevlendirme, emeklilik, hizmet akdi feshi, mahkeme yazışmaları, kadrodeğişiklikleri gibi özlük işlerinin yapılması.

(35) Engelli işçi, eski hükümlü ve terör mağduru kontenjanlarına alınacak işçilerin yasalçerçevede alım işlemlerinin gerçekleştirilmesi.

(36) Yeni işe alınan, işten ayrılan ve kadro değişikliği olan personelin Çalışma ve SosyalGüvenlik Bakanlığına işçi giriş ve çıkış bildirimlerinin gönderilmesi, her ay düzenli olarak Türkiye İşKurumuna işgücü çizelgesinin gönderilmesi.

(37) Yıllık izin onaylarını düzenleyip, tetkik ederek onaylanması.

(38) Toplu İş Sözleşmesi taslağının ve tutanaklarının hazırlanması.

(39) İşçi Disiplin Kurulunu oluşturmak, disiplin kuruluna gönderilen evrak işlemlerini takipederek, disiplin kararını yazıp, onaylatarak disiplin defterine işlenmesi.

(40) Müdürlükler tarafından gönderilen yıllık izin, mazeret izin ve ücretli, ücretsiz izinlerin izinçizelgelerine işlenmesi.

(41) Kendi bünyesindeki İşçi yevmiye çizelgelerini inceleyerek işlemlerin yapılması.

(42) Çeşitli nedenlerden dolayı işten ayrılan personelin kıdem tazminatına esas hizmetini düzenleyip, tetkikederek onaya sunulması.

(43) İşçi personelin dolu boş kadrolarını güncelleyerek muhtelif tarihlerde Mali HizmetlerMüdürlüğü’ne bildirilmesi.

(44) Memur ve İşçi Sendikası ile ilgili yazışmalar ve Toplu sözleşmelerin yapılması.

(45) İşçi sağlığı, İş güvenliği Kurulu Yazışmaların hazırlanması.

(46) Encümen üyeleri hakkı huzurlarının tahakkuklarının hazırlanması.

(47) Meclis üyeleri hakkı huzurlarının tahakkuklarının hazırlanması.

(48) Stajyer öğrenci maaşlarının tahakkuklarının hazırlanması.

EĞİTİM PLANI

 Hizmet içi eğitimden beklenen amaçların gerçekleştirilmesi için izlenecek yolları gösteren eğitim politikasına ilişkin düzenlemeler, Müdürlüğün teklifi üzerine Başkan tarafından tespit edilir. Belirlenen politika çerçevesinde, diğer birimlerin görüşleri ile mevcut verilere göre belirlenecek ihtiyaçlar ve olanaklar göz önünde bulundurulmak suretiyle bir yıllık eğitim planları yapılması sağlanır.

HİZMET İÇİ EGİTİM

            Belediye personelinin, görevleri ile ilgili olarak pratik ve Belediye personelinin eğitimi amacıyla, hizmet içi eğitim programları düzenlenir. Bu programların, Belediye personelinin eğitim ihtiyaç ve türüne göre, Belediyede veya yurt içinde yetiştirilmesi ve üst görevlere hazırlanması ile hizmette verimlilik, etkinlik ve toplam kalitenin sağlanması amacıyla, Belediye tarafından hizmet içi eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi sağlanır.

EGİTİM PROĞRAMI

Eğitim planı çerçevesinde; eğitim konularını, eğitime tabi tutulacakları, gösteren yıllık eğitim programı hazırlanması.

Müdürlüğün, diğer birimlerinde görüşlerini alarak hazırlayacağı yıllık eğitim Programı Başkanın onayı ile yürürlüğe konulur.

a) ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemi doğrultusunda Yazı İşleri Müdürlüğü Eğitim çalışmalarını yürütülmesini sağlar.

b) Stratejik Plan kapsamında Müdürlüğün performans kriterlerinin takibi yapılır. 

ŞEHİR DIŞI YAPILAN EĞİTİMLER

Mahalli İdare Derneklerinin organize ettiği şehir dışı seminerlere, konusuna uygun olarak ilgili personelin katılımının organizasyonun ve takibinin yapılması.

MADDE 8 – (1) Yazı İşleri Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevlerikanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

Müdürlüğün sorumluluğu

MADDE 9 - (1) Yazı İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve buyönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili Yasalarda belirtilen görevleri gereken özen veçabuklukta yapmak ve yürütmekle sorumludur.

Müdürün görev, yetki ve sorumluluğu

MADDE 10 –

(1) Yazı İşleri Müdürlüğünü Başkanlık Makamına karşı temsil eder.

            (2) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir. Müdürlüğün her türlü çalışmalarınıdüzenler.

 (3) Yazı İşleri Müdürlüğünün Yazı İşleri Şefi, Gerçekleştirme görevlisi ve Müdürlükpersonelinin 1. Sicil ve Disiplin amiridir.

 (4) Yazı İşleri Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.

(5) Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapar.

(6) Yazı İşleri Müdürlüğü yukarıda sayılan görevleri ve 5393 Sayılı Kanunadayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri Kanunlar çerçevesindeyapmaya yetkilidir.

(7) Encümen üyesi seçildiği takdirde encümen toplantısına katılır.

(8) Memur ve İşçi Personelin Özlük İşlemleri ve  Disiplin İşlerini Yürütür.

(9) Müdürlük içi yönergeler yayınlar ve belgelerin ilgililere dağıtımını gerçekleştirir.

Yazı İşleri Şefin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 11- (1) Şefin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

a) Görevi gereği kendine havale edilen işleri mevzuat esaslarına göre yapar veya yaptırır.

b) İşlerini plan ve programa bağlayarak iyi bir şekilde yapılmasını vaktinde bitirilmesini sağlar.

c) Emrindeki personele iş dağıtımı yaparak onlara görev verir ve sonuçlarını alır.

ç) Müdür tarafından verilen görevleri Müdür adına yürütür.

d) Şefliğe ait iş ve işlemlerden Müdüre karşı sorumludur.

e) 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18 ve 19 Maddelerde belirtilen bürolardaki görevlerin yerine getirilmesi adına Müdürün gözetiminde gerekli çalışmaları yürütür.

f) Bu yönetmelikte belirlenen müdürlük görevlerinden kendisine tevdi edilenleri yerine getirir.

(2) Şef; 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu ve diğer Belediye Mevzuatının, kendisine yüklediği görev ve yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından sorumludur.

Evlendirme Memurunun görev yetki ve sorumluluğu

MADDE 12 – (1) Evlendirme Memuru;

a) İşleri organize eder, personeli denetler, görev bölümü yapar, aksaklıları Müdürebildirir,

b) Müdürü tarafından verilen görevleri Müdür adına yürütür,

c) Evlendirme Memurluğuna ait iş ve işlemlerden müdüre karşı sorumludur,

d) Yapılan tüm yazışmalarda Müdürün onayını ve parafını alır. Evlendirme Memurluğunun görev, yetki ve sorumluluğu

MADDE 13 –(1) Evlendirme Memurluğuna usulüne uygun başvuruları Kanunlardâhilinde kabul eder. Deftere kayıt eder. Gerekli evrakları tamamlar ve nikâh akdi için günverir. Makbuz karşılığı akit ücreti tahsil eder. Evlenme kütüğüneMERNİS tutanaklarınakayıtları geçirir. Cüzdanları hazırlar ve kayıtları Nüfus Müdürlüğüne bildirir. Yazı İşleriMüdürü’nün kendilerine tevdi ettiği görevleri tam ve noksansız olarak zamanında yapmaklasorumludur.

Yazı İşleri Büro Sorumlusunun, Yetki ve Sorumluluğu

MADDE 14– (1) Müdürlüğün görevleri başlıklı 7. Maddenin (d) fıkrasında belirtilengörevlerin dışında kalan (a, b, c,) fıkralarında belirtilen görevlerin tam ve zamanındayapılmasını takip eder ve Müdürü bilgilendirir.

(2) İşleri organize eder, personelin belirlenen ölçülerde çalışmasını ve yapılan görevbölümünün işleyişini sağlar, meydana gelen aksaklıklar müdüre bildirir.

(3) Müdür tarafından verilen görevlerin yerine getirilmesini takip eder ve müdüre bilgiverir.

(4) Bürodaki tüm iş ve işlemlerin sağlıklı yürümesinden Müdüre karşı sorumludur.

(5) Yapılan tüm yazışmalarda şef ve Müdürün paraf onayını alır.

(6) Büronun düzen ve çalışma huzurunu sağlar, olumsuzlukları Müdürebildirir.

(7) Müdürlük tarafından çıkan yazıları hazırlamak ve yazmak.

(8) Personel izin ve görev formlarını tanzim etmek.

Yazı İşleri Personel Özlük Sorumlusunun, Yetki ve Sorumluluğu

MADDE 15 -
a) Verilen görevleri yerine getirmede Yazı İşleri Müdürüne karşı sorumludur,
b) Memur ve İşçi personelle ilgili bütün yazışmaları Yasalar çerçevesinde yerine getirmek,
c) Memur ve İşçi personelin terfileri ve intibakları ile ilgili iş ve işlemleri yapmak,
d) Norm kadro çerçevesinde ihdas edilen kadroları kütük defterine işlemek ve takip etmek,
e) Kadro iptal ve ihdaslarla ilgili Meclise teklif yazılarını hazırlamak,
f) Hizmet belgelerini hazırlamak ve kontrollerini yapmak,
g) Memur ve İşçi personelle ilgili arşivleri oluşturmak ve düzenli takip etmek,
h) Memur ve İşçi personelle ilgili tüm bilgileri bilgisayar ortamında kullanmak ve arşivlemek,
ı) Görevi gereği; kişiye özel bilgileri Yasalarla yetki verilen görevliler dışında kimseye vermemek,
i) Memur ve İşçi personelin emeklilik, hizmet ihyası,borçlanma,toptan ödeme ve kesenek iadesi,emekli ikramiyesi tahakkuk işlemleri,emekliye ayrılanların dul ve yetim maaşı ile ilgili işlemleri yapmak,
j) Çalışanlarla ilgili İl, İlçe İdare Kurullarının ve Danıştay, Sayıştay kararlarını ilgililere veya daire amirlerine tebliğ etmek ve alındılarını geri göndermek,
       k) Çalışan personelle ilgili mahkeme aşamalarını izlemek ve sonuçlarını tescil etmek,
l) Memur ve İşçi personelin kimlik ve ikamet adreslerini, telefon bilgilerini dosyalamak,
m) İlk defa devlet memurluğuna atanacak kişilerle ilgili iş ve işlemleri yürütmek ve gerekli evrakları hazırlamak,
n) Kurum içi ve Kurum dışı görevlendirmelerle ilgili işlemleri yapmak,
o) Memur personelin silâhaltına alınmaları ve terhisleri sonunda göreve başlamaları ile ilgili işleri yapmak,
ö) Göreve son verme, çekilme,görevden uzaklaştırma ve vekâlet görevi ile ilgili işleri yapmak,

Meclis Kaleminin görev, yetki ve sorumluluğu

MADDE 16–Müdürlüğe gelen meclis evraklarına göre, Meclis toplantısı için gündemi hazırlar,gündemin duyurulmasını sağlarve meclis üyelerine en az 3 gün öncesindentebliğ eder. Meclisçe onaylanan teklifleri karar haline getirir, ilgili Müdürlüklere kararsuretlerini zimmetle gönderir. İki karar aslını Kaymakamlığa gönderir. Onaylanan kararasıllarını düzenli ve sırasıyla arşive alır. Toplantıda görüşülen konuları meclis toplantısıesnasında kayda alır. Toplantı sonrasında kayıtları deşifre eder, tutanak haline getirir vesırasıyla arşive alır. Alınan kararları internette yayınlatır. Yazı İşleri Müdürü’nün kendilerinetevdi ettiği görevleri tam ve noksansız olarak zamanında yapmakla sorumludur.

Encümen Kaleminin görev, yetki ve sorumluluğu

MADDE 17 –Müdürlüğe gelen Encümen evraklarını kayıt eder, gündem hazırlarve toplantıya gönderir, toplantıdan çıkan evrakları karar haline getirir, imzaları tamamlatır,karar suretlerini ilgili müdürlüğüne gönderir, karar asıllarını dosyalar. Yazı İşleri Müdürü’nünkendilerine tevdi ettiği görevleri tam ve noksansız olarak zamanında yapmakla sorumludur.

Kayıt Memurlarının görev, yetki ve sorumluluğu

MADDE 18 – (1) Gelen ve giden evrakların dosyaların ve diğer belgelerin kayıt,havale, zimmet ve dosyalama işlemlerini önceliklerine göre sıraya koyup kaydını yapar veyürütür. Demirbaşa kayıtlı eşyaları korur, yılsonu sayımını yapar. Müdürlükçe belirlenengenelge, yönetmelik ve kararları defterlere işleyerek incelemeye hazır bulundurur. Kayıtmemuru müdürlüğün tüm yazılarını önceliklerine göre sıraya koyup yazar, kaydederek örnekçıkarır.

(2) Yazı İşleri Müdürünün kendilerine tevdi ettiği görevleri tam ve noksansız olarakzamanında yapmakla sorumludur.

(3)Birimlerden gelip resmi kurumlara veya şahıslara giden evraklarızimmetle veya posta ile gönderir ve Belediyeye ait evrakları yine zimmetle teslim alır. Yazıİşleri Müdürü’nün kendilerine tevdi ettiği görevleri tam ve noksansız olarak zamanındayapmakla sorumludur.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Görev ve Hizmet İcrası

Görevin alınması

MADDE 19 – (1) Kâtipler dışında kalan Müdürlüğün tüm elemanlarınaverilen belgeler, dosyalar ve tüm işler zimmet defterine kaydedilerek ilgilisine verilir.

Görevin planlanması

MADDE 20 – (1) Yazı İşleri Müdürlüğündeki iş ve işlemler Müdür tarafındandüzenlenen plan dâhilinde yürütülür.

Görevin yürütülmesi

MADDE 21 – (1) Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri Yasave Yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

BEŞİNCİ ÖLÜM

İşbirliği ve Koordinasyon

Müdürlük birimler arasında işbirliği

MADDE 22 – (1) Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyonMüdür tarafından sağlanır.

 (2) Müdürlüğe gelen tüm evraklar konularına göre dosyalandıktan sonraMüdüre iletilir.

            (3) Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevzi eder.

(4)Bu yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenlegörevlerinden ayrılma durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazıve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devirteslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleriyapılmaz.

            (5) Çalışanın ölümü halinde kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birimamirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.

Diğer kurum ve kuruluşlarla koordinasyon

MADDE 23 – (1) Müdürlükler arası yazışmalar Müdür’ün imzası ile yürütülür.

            (2) Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, ,Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve BaşkanYardımcısının parafı Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzasıile yürütülür.

ALTINCI BÖLÜM

Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme

 Gelen giden evrakla ilgili yapılacak işlem

 MADDE 24 – (1) Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafında ilgilipersonele havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmaklayükümlüdür.

            (2) Evraklar ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağılır. Gelen ve gidenevraklar ilgili kayıt defterine sayılarına göre işlenir, dış Müdürlük evrakları yine zimmetleilgili Müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri yapılır.

Arşivleme ve dosyalama

 MADDE 25 – (1) Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularınagöre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır.

(2) İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır.

(3) Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından ilgili personeller sorumludur.

            (4) Müdürlükte yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre ayrı ayrıklasörlerde saklanır

            (5) Dosyalama İşlemleri

 a) Gelen evrak dosyası

 b) Giden evrak dosyası

 c) Belediye Meclis toplantı dosyaları

 d) Belediye Meclis karar dosyaları

 e) Belediye Meclis toplantıların kaset çözüm dosyası

 f) Belediye Encümen kararları dosyaları

 g) Müdürlük içi ayniyat-avans dosyaları

 h) Genelge ve bildiri dosyaları

ı) Resmi kurumlarla ilgili dosya

 i) Personel Özlük Dosya

YEDİNCİ BÖLÜM

Denetim

Denetim, personel sicil ve disiplin hükümleri

MADDE 26 – (1) Yazı İşleri Müdürü tüm personelini her zaman denetleme yetkisinesahiptir.

(2) Yazı İşleri Müdürü 1. Sicil amiri olarak personelin sicil notlarını verir.

(3) Yazı İşleri Müdürlüğünde 1. Disiplin Amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusundaişlemleri yürütür.

(4) Belediyede çalışan tüm personelin izin, rapor, derece ve kademeilerlemesi, ödüllendirme ve cezalandırma ve diğer işlemlere ilişkin belgeleri kapsayan dosya tutulur.

(5) Belediye personelinin mesai saatlerine riayet etmesi ve yasal kılık kıyafetlerindenYazı İşleriMüdürü ve bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı sorumludur.